Szanowni Państwo,
Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić ochronę Państwa danych osobowych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.
Niniejsze Zasady służą poinformowaniu członków Spółdzielni, klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).
Administratorem Państwa Danych Osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „KWADRAT” z siedzibą w Drwalewie, przy ul. Grójeckiej 12/2.
Jako Administrator Danych Osobowych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem [email protected] lub listownie na adres siedziby Spółdzielni.
W związku z statutową działalnością prowadzoną przez Spółdzielnię informujemy, że w szczególności przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących kategoriach:
Dane osobowe członków Spółdzielni
– w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
Dane osobowe mieszkańców
– w celu obsługi nieruchomości. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych
Dane osobowe dłużników
– w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
Dane osobowe najemców, dzierżawców oraz zleceniobiorców
– celem realizacji zawartych umów. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).
Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym
– w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Informacje dotyczą osób/podmiotów, które brały udział w przeprowadzonym postępowaniu przetargowym. Dane te przetwarzamy na podstawie, RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).
Dane dotyczące usterek i awarii
– w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. f).
Rozmowy telefoniczne
– w celu bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi klienta w Spółdzielni Mieszkaniowej „KWADRAT” została wprowadzona rejestracja połączeń przychodzących. Dane z zarejestrowanych połączeń przetwarzamy na podstawie RODO art. 6 ust.1 lit. f, przez okres nieprzekraczający 3- miesięcy chyba, że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku, okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).
Korespondencja
– w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. f).
Dane ogłoszeniodawców
– w celu emisji ogłoszeń za pośrednictwem kanału informacyjnego. Dane te przetwarzamy na podstawie umowy zawartej z emitentem ogłoszenia, RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).
Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatów do pracy
-w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dane te przetwarzamy na podstawie Kodeks Pracy tj. z dnia 13 kwietnia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 917). Dane dotyczące kandydatów do pracy przetwarzamy na podstawie wyrażonej zgody.
Państwa dane osobowe są przetwarzane przez Spółdzielnię przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub okresu obowiązywania umowy.
Ponadto Państwa dane osobowe będą przechowywane ze względu na:
· obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych – przez czas ich trwania,
· bezpieczeństwa prawnego – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
· podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne,
· podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.
Obecnie Państwa dane przetwarzane w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej, w niniejszym Regulaminie.
W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.
Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:
· dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
· modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
· całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
· niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
· wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
· przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.
Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Niniejsze „Zasady przetwarzania danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej „KWADRAT” obowiązują od dnia 01 maja 2019r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszych Zasadach, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.